宛名の書き方や
正しい敬称の使い分けなどを解説！
郵便物やメールを送る際には、誰に向けたものであるかを明確にするために、必ず宛名を記載します。宛名を記入するときには、相手や関係性に適した敬称を使用する必要があります。ビジネスでよく使う宛名の敬称や使い方に加え、宛名を書く際のよくある疑問点などをご紹介します。こちらの記事で、正しい宛名の書き方を覚えましょう。
ビジネスでよく使う宛名の敬称と使い方
ビジネスシーンにおいて契約書や履歴書等の郵便物を送付する際やメールを送る際には、かならず相手の宛名と状況に応じた敬称を使用します。「御中」や「様」、「各位」などは良く目にする敬称ですが、どの場面でどの敬称を使用するか、迷ってしまいますよね。これらの使い方には、しっかりと決められたルールがあります。間違えてしまうと印象が悪いどころか相手に失礼になってしまうものも多くあるので、用法を覚えて、正しく使えるようにしましょう。「様」や「御中」など、よく使用される敬称について、例を交えながらそれぞれの使い方についてご紹介します。
「御中」を宛名にする場合
「御中」という敬称は、宛名に企業や組織や団体の名前のみを記載する場合に使用します。たとえば、新商品の紹介などの営業活動を行う際には、その組織に所属している特定の個人ではなく会社や部署宛てに送る場合があるかと思います。その際に使用するのが「御中」です。団体そのものに敬意込めて使用する言葉なので、「個人名＋御中」という形で使用するのは誤った用法にあたります。個人名まで記載する場合には「御中」は使用せず、「様」を使用するようにしましょう。
- 〇：株式会社シモジマ 御中
- 〇：株式会社シモジマ 営業部 御中
- ×：株式会社シモジマ 田中御中
また、「御中」を他の敬称と併用することはできません。「会社名＋団体名＋御中＋名前＋様」のように記載してしまうと、敬称が二つになり、かえってマナー違反になってしまいます。「様」や「各位」などと一緒に使用しないように注意が必要です。
- ×：株式会社シモジマ 営業部御中 田中様
- ×：株式会社シモジマ 営業部御中 各位
「御中」は、団体や企業、組織宛てにメールや郵便物を送付する際に使用できる敬称ですが、あらかじめ担当者の個人名が分かっている場合には団体名＋御中という形で記載するのではなく、団体名＋名前＋様というように、しっかりと個人名を記載するのが一般的です。
「様」を宛名にする場合
「様」という敬称は、企業や団体などではなく、特定の個人に向けてメールや郵便物を送る際の敬称として使用します。口語でもよく使用する表現ですが、使い方には注意が必要です。たとえば、敬称が重複してしまうため、前述した「御中」と併用することはできません。個人名を記載する場合には「御中」を使用せず、「様」のみを使用するようにしましょう。また、役職名は敬称にはあたらないので、役職名と「様」を一緒に使用することもできますが、記載する順番によっては併用することができません。役職名と「様」を両方使用する場合には、「役職名＋名前＋様」の順で記載するのが一般的です。口語では「店長様」などと言ったりする場合もありますが、書面では役職名に様をつけるのは誤った用法にあたります。そのため、「名前＋役職名＋様」のような順序では使用しません。
- 〇：株式会社シモジマ 営業部 部長 田中様
- ×：株式会社シモジマ 営業部 田中部長様
名前→役職名の順で記載するときには、原則として「様」は使用しません。
- 〇：株式会社シモジマ 佐藤専務
相手の役職名がわからない場合には、役職名を書かずに、「様」のみを使用しても問題ありませんが、企業によっては役職をつけないと失礼とされている場合があります。基本的には企業内のルールになるので外部から送る際には問題が無い場合が多いですが、事前に名刺交換をしていて役職を知っている場合には、記載をしておいたほうが無難です。相手の状況や関係性に合わせて、送付前に確認するなどして対応しましょう。
「行」を宛名にする場合
「行」は、主に返信用の封筒やはがきの宛先として使用する、敬称にはあたらない言葉です。郵便物を送付する際に相手に何かを追記して記載してほしい場合には、返信用の封筒やはがきを同封する場合があります。その際に、相手がそこに宛名を記載するという手間を省くために自身の住所や宛名をあらかじめ記載しておくのがマナーです。そこで自身の名前に付けるのが「行」です。「御中」や「様」は敬称なので自身の組織名や個人名に使用するのは不適切なため、「行」を使用します。つまり、こちらは自分をへりくだって使用する表現なので、相手に郵便物や荷物を送付する際に使用すると失礼にあたりますので注意しましょう。また、団体や企業、組織名の場合も個人名の場合も「行」を使用することができますが、組織名の後に使用されるのが一般的なようです。
- 〇：株式会社シモジマ 経理部 行
- ×：株式会社シモジマ 経理部 御中
また、自身に送られてきた返信用のはがきに「行」が記載されていた場合には、返信する際には「御中」もしくは「様」への書き換えが必要です。まず、あらかじめ記載されている「行」の上から、縦書きの宛名なら縦二重線を、横書きの宛名なら横二重線を引きます。その横に、宛名が団体や組織、企業名のみの場合は「御中」を、個人名まで記載されていた場合は「様」を記載します。
- 〇：株式会社ナカジマ 経理部 御中
- ×：株式会社ナカジマ 経理部 行
「宛」を宛名にする場合
「宛」は、「行」に似た使用方法で、返信用の封筒やはがきに自身の名前を記載しておく場合に使います。「宛」は、「送り先・届け先」というような意味で、敬称にはあたらない言葉です。「行」と同じく、返信用のはがきや封筒を同封して相手に郵便物を送付する際、あらかじめそこに自分の名前を記載しておくときに使用します。また、こちらも自分をへりくだって使用する言葉なので、送り先の相手に郵便物やメールを送る際に使用することはマナー違反にあたります。「行」と「宛」の使い方は似ていて、自身の組織名や名前に使用するのであればどちらを使用しても誤った用法にはあたりません。ただし、通例として、「行」は組織名や団体名に、「宛」は個人名に使用するという場合が多いようです。
- 〇：株式会社シモジマ 経理部 田中宛
- ×：株式会社シモジマ 経理部 田中様
また、自身に送られてきた返信用のはがきにあらかじめ「宛」が記載されていたときには、「行」と同じように自分が返信をするときには「様」もしくは「御中」に書き換えが必要になります。まず、記載されている「宛」の上から、縦書きの宛名の場合は縦に二重性を引き、横書きの宛名なら横に二重線を引いて消します。その横に「御中」や「様」を書き加えましょう。組織や企業、団体宛てに送付する際は「御中」を、特定の個人に送付する際には「様」を使用します。あらかじめ記載されている宛名の種類によって書き加える敬称が異なるので注意してください。
- 〇：株式会社ナカジマ 経理部 田中様
- ×：株式会社ナカジマ 経理部 田中宛
「各位」を宛名にする場合
「各位」は、対象者が複数名いる場合の宛名として使用します。担当者や関係者が複数名のときには、その全ての人の名前を記載せずに「担当者＋各位」「関係者＋各位」のように表現することができます。反対に、個人の名前や団体名のみを記載する場合には「各位」を使用することはできません。「団体名＋御中＋担当者＋各位」や「団体名＋担当者＋様＋各位」など、他の敬称と一緒に使用するのは敬称が重複してしまい誤った用法になりますので注意が必要です。
ただし、「様」に関しては一部例外があります。「お客様」や「お得意様」などと一緒に使用する場合には通例として「お客様各位」のように「様」と「各位」が一緒に使用されている場合が多いです。これらを敬称の重複を避けて「お客各位」や「お得意各位」としてしまうと、日常的に使用する言葉として不自然な印象があるため、「様」と「各位」を併用するのが一般的となっています。
- 〇：ご担当者各位
- 〇：関係者各位
- ×：ご担当者様各位
- ×：株式会社シモジマ 営業部御中 担当者各位
「殿」を宛名にする場合
「殿」は、上司から部下、先生から生徒に向けてなど、地位や役職、年齢が上の人が目下の人に向けて使用されることが多い敬称です。口語でも使用することがなく、「様」などと比べるとあまり馴染みのない敬称ではありますが、賞状や卒業証書などで目にした経験もあるかと思います。「殿」は、「様」と比較すると敬意が低いとされている敬称のため、自分より目上の人には使用することができないので注意が必要です。したがって、一般的に社外など自分の組織外に所属している人に対して使用するのはマナー違反にあたります。また、個人名に対して使用する敬称であるため、組織名や団体名に対して使うのは誤った用法にあたります。
- 〇：営業部 第二課 田中殿
- ×：営業部 第二課 殿
「先生」を宛名にする場合
「先生」は、医師や弁護士、専門家、教師、教授など、専門的な知識を有する職業の相手の宛名に対して使用することができます。こちらも「御中」や「様」などと一緒に重ねて使用することはできませんので注意が必要です。
- 〇：蔵前大学 高橋太郎先生
- ×：蔵前大学 高橋太郎先生様
もちろん、「先生」は特定の個人に向けて使用する言葉です。個人宛てなので「先生」を使用せずに「様」を使用したとしても、誤った用法には当たりません。ただし、普段から「○○先生」と呼んでいる、若しくは周囲からそう呼ばれている場合には、その方の仕事や役割に敬意を込めて「先生」という敬称を使用すると良いでしょう。相手との関係性や状況に応じて「様」を使用するのか「先生」を使用するのかを使い分けましょう。
宛名を書く際のよくある疑問点
宛名に敬称を付けるのに慣れていなかったり、慣れていても状況や媒体が変化したりすると、適切な使い方がわからなくなってしまう場合があります。宛名を書く際によく迷うポイントについて、解説していきます。
「敬称」は併用してもいいの？
敬称は基本的には併用はしません。「企業名＋御中＋名前＋様」のように、組織名や団体名と個人名の両方に敬称をつけたほうが丁寧なように感じるかもしれませんが、かえってマナー違反となりますので注意してください。
資料にも「御中」を付けるべき？
取引先に提示する資料にも「御中」などの敬称を使用するのがマナーです。相手先の会社名はどのような場合でも敬称をつけて記載するクセをつけると、うっかり付け忘れて印象が悪くなった、などのミスが無くなります。
メールやコミュニケーションツールでも宛名と敬称の関係は同じ？
メールやSNSなど、郵便物以外のコミュニケーションツールでも宛名や敬称のルールは同じです。ただし、何度もやり取りを重ねている場合などは1通目以降のやりとりには敬称を省略して書き始める場合もあります。
用途によって適した封筒って異なるの？
使用するときの用途によって封筒は使い分けるのがおすすめです。例えば履歴書などの重要な郵便物は目立つように白色の封筒を使用したり、折らずに入れられるような大き目の封筒を使用したりするなど、書類の内容によって封筒の色や大きさを選ぶのがおすすめです。
用途に適した封筒の購入方法
HEIKO 封筒ミニパック 角2 ケント 1束(3枚入)
履歴書や契約書などの書類におすすめ
一般的に茶色の封筒が多く使用されていので、重要書類は目立つように白色の封筒を使用するようにしましょう。
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A4の紙を折らずに入れられる！
巾240×高332mmと、A4サイズ紙を折りたたむことなく封入できる大きさの封筒です。少し余裕があるので、クリアファイルで書類などを挟むことも可能。※重量による料金の変動にご注意ください。
HEIKO 事務用クラフト封筒 長3 70G 100枚
三つ折りにしたA4用紙を送りたいときに
巾120×高235mmの大きさで、三つ折りにしたA4サイズの紙がぴったり入ります。定型郵便で文書を送付したい時はこちらがおすすめです。
まとめ
宛名の書き方や敬称の使い方は、社会人なら押さえておきたい重要なマナーです。というのも、敬称というのは相手に対しての敬意を込めて使用する言葉なので、しっかりとルールを守らなければ自分の印象が下がるだけではなく、結果的に相手に対して無礼を働くことになってしまうからです。最初は少し複雑な印象を持つかもしれませんが、一度覚えればずっと使えるルールです。何度も繰り返していくうちに覚えていくと思うので、正しく覚えて活用しましょう。
