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会社宛の封筒を正しく書くことは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な一歩です。誤った使い方・書き方をしてしまうと相手にマイナスな印象を与えてしまうため、適切な敬称や書き方を選ぶことが重要です。この記事では、会社宛の封筒の書き方について、敬称の使い分けや縦書き・横書きの具体的な例を解説します。
「御中」は、企業や部署に代表して文書を送る場合など、宛名に組織名や団体名のみを記載する際に使用する敬称です。したがって、組織名や団体名と個人名を併せて記載する場合には、「御中」は使用しません。
また、特定の個人に送付する際に担当者の個人名が分からない場合には、宛名を「組織名」+「ご担当者様」という形にして送付するのが一般的です。この場合も、「御中」は使用せずに、「組織名」＋「ご担当者様」という形式で記載します。
一つの宛名に「御中」と「様」が両方使用されることはありません。迷った時には、組織や団体宛てに送付するのか、特定の個人宛に送付するのかを考えて使い分けるのが良いでしょう。
続いて、「様」の使い方についてご紹介します。「様」は、特定の個人名と一緒に記載、もしくは先述した「ご担当者様」のように記載する際に使用します。
相手の役職がわかっている場合には、宛名に役職も一緒に記載するのが一般的です。役職を記載する際には、2種類の書き方があります。「名前」＋「役職」の順に記載するか、「役職」＋「名前」＋「様」の順に記載します。口語では、「部長さん」「社長様」などと言うこともありますが、「名前」＋「役職」＋「様」の順に記載するのは誤った用法なので注意してください。
「様」は一般的な表記のため、役職をつけずに「様」表記のみでも問題はありません。ただし、企業や組織内のルールによっては役職で呼ぶことが一般的とされている場合もあります。役職がわかっている場合は表記しておくのが無難と言えるでしょう。
送付した書類に何かを追記して返送して欲しい場合には、返送用の封筒若しくははがきを封入するのが一般的です。封入する封等やはがきにあらかじめ自身の名前を記載しておくことで、相手の手間を省くことができます。その際、自身の名前に付けるのが「行」です。「行」は、「送り先」を意味する言葉なので、自分から相手に送る封筒やはがきの敬称として使用することはできません。
返信用の封筒やはがきに自身の宛名を記載する際の敬称についてご説明しました。
次に、相手から送られてきたものを返送する場合の敬称についてご紹介します。「株式会社○○ 営業部行」と記載されたものをそのままの敬称で返送するのはマナー違反です。「行」は自分をへりくだって使用する言葉なので、こちらから送る際には、「御中」もしくは「様」への書き換えが必要です。すでに記載されている「行」を消し、その横に「御中」または「様」を書き足すのが一般的です。この時、「行」を修正テープや修正液で消すのは失礼な行為にあたりますので、二重線で消すのがマナーです。宛名が縦書きなら縦二重線、横書きなら横二重線を使用してください。先述したルールと同様、相手が記載している宛名が担当者個人名の場合は「様」、企業や組織名の場合は「御中」を使用しましょう。
「宛」も、自分をへりくだる表現で、敬称にはあたらない言葉です。こちらも「行」と同様に、返送用の封筒やはがきを作成する際に自身の名前に対して使用します。「御中」や「様」は敬称にあたるので、自身に対して使用するのはマナー違反なので注意してください。
先述した「行」と「宛」の用法は似ていますが、明確な使い分けのルールはありません。ただし、「宛」は個人名に対して、「行」は企業や組織名に対して使う場合が多いようです。また、相手から返信用として送られてきた封筒やはがきに「宛」と記載が合った場合には「様」などに書き換えをして返送するのがマナーになります。この時も修正テープや修正液などは使用せず、二重線で消しましょう。「行」の場合と同様に、横書きの宛名の場合は横書きの二重線、縦書きの宛名の場合は縦二重線を使用するのが一般的です。もともと記載されている宛名が個人名なのか、企業名もしくは組織名なのかに留意し、「様」もしくは「御中」を書き足しましょう。
「各位」は、複数の人や団体に向けての書簡や通知などで使われる敬称です。対象者が２人以上の場合にのみ使用する敬称なので注意しましょう。「各位」には、「皆様」という意味が含まれています。「関係者各位」は関係者の皆様、「担当者各位」は担当者の皆様、という意味になります。そのため、「各位」と「様」や「皆様」を併用すると意味が重複してしまうことになります。「各位」を使用する際は「様」は使用しないようにしましょう。
また、文書の対象者が複数の「ご担当者様」の場合は「様」を取って「各位」を使用します。
ただし、「お客様」「お得意様」と一緒に使用する際にのみ、「様」と「各位」を併用することができます。文法的には誤った表現ですが、一般的に使用されています。
殿は、目上の人が目下の人に宛てて使用される敬称です。個人に対して使用するもので、組織名や団体名に使用することはできません。
また、お客様や得意先などに使用すると失礼にあたりますので注意が必要です。学校の生徒や社内の部下など、内部の人に対して使用する場合が多いため、外部の人に対しては「様」を使用するのが一般的です。また、国や行政による公的書類等には「殿」が使用される場合もあります。
教師や弁護士、医師、政治家など、指導の立場にある人や、専門知識・学識のある相手に対して敬意を示す敬称として、「先生」があります。個人に対して送る際は「様」を使用するのが一般的ですが、マナーとしては「先生」を使用しても「様」を使用しても問題ありません。相手の立場や関係性などによって、「先生」と「様」のどちらを使用するのかを検討しましょう。ただし、「先生」と「様」を一緒に使用することはできないので注意してください。「先生」と「様」はどちらも敬称であり、双方を使用してしまうと二重敬称にあたるためです。誤った用法となるため、どちらか一方を使用するようにしましょう。
ビジネスシーンで使う宛名の敬称と書き方についてご紹介しました。宛名に使用する敬称を選択する際は、以下の点に留意することで誤った用法を避けることができます。
特に目上の人や社外の人に対して送付する際には、相手に対して失礼の無いように気を付けましょう。また、送付された返信用のはがきや封筒を返送する際も注意が必要です。「行」や「宛」など、自分をへりくだる表現で宛名が記載されていた際には、「様」や「御中」への書き換えを忘れずに行ってください。宛名に敬称を使用するのは、社会人として必要最低限のマナーです。正しい用法で使用できるように覚えておきましょう。
会社宛てに封筒を書く際には、個人宛に書く場合と異なり、組織名や役職名とその書き方を考慮する必要があります。メールなどのSNSでやり取りする場合の書き方や、就職活動や転職活動における書き方、さらに宛先を英語で記載する必要がある場合の書き方についてもご紹介します。
メールなどのSNSも「御中」や「様」を使用し、封筒やはがきなどの書面と同じように宛名や敬称の使い分けが必要です。メールやSNSでも、ビジネスコミュニケーションの際には相手の立場や関係に合った敬称や言葉遣いを心掛けることが大切です。正しく適切な表現手段を取ることによって信頼が増し、相手との良好な関係の構築につながります。
国際郵便などでアメリカやイギリスの宛先に送付する場合は、当然英語で宛名を記載します。宛名が英語の場合には、日本語で書く際と順番が異なりますので注意してください。日本語では住所→会社名→部署名→名前の順で記載するのに対し、英語の場合は名前→部署名→会社名→住所→国名の順番で記載します。最初に名前などの細かい情報を書いてから、最後に住所や国名などの荒い情報を書いていくという流れになります。
就職活動や転職活動をする際にも、原則として敬称は「御中」や「様」を使用してください。企業や組織宛てに送付する場合は「御中」、担当者など個人に送付する場合には「様」を使います。基本的には担当者がわかっている場合には個人名＋「様」を記載して、宛先を明確にしましょう。たとえ担当者がわからない場合にも、就職や転職の際には「採用ご担当者様」などと記載すると送付先で対応者が分かりやすくなります。
前述したように、就職活動や転職活動では以下のように宛名の種類に合わせて「御中」もしくは「様」を使用するのが基本です。
「御中」は対象者が複数いて代表として組織宛てに送付する場合に使用することが多く、「ご担当者様」は担当者が不明な場合に使用することが多い敬称です。転職活動や就職活動の場合、最初の１回以降は担当者の名前がわかる場合も多いと思います。その際は、「御中」や「ご担当者様」といった記載はせず、個人名を記載するように心掛けましょう。担当者様が複数名いることがわかっている場合は、「人事部 鈴木様 高橋様」のように連名で記載します。連名で記載する際には、役職が高い方の名前が一番初めにくるように記載するのが一般的です。
一般的な手紙などを送付する際は、好きな大きさと色の封筒を使用することが多いですが、企業宛ての書類等には、決められたルールが存在します。就職活動や転職活動の際に履歴書・エントリーシートなどを送付するときは特にそのルール・マナーが守られているかどうかが採用に少なからず影響すると言えるので、間違えないようにしましょう。
会社宛に文書を送付する際は、「角型2号」サイズの封筒を使用するのが一般的です。角型2号の封筒の大きさは「幅240×高さ332mm」です。書類等の印刷物に良く使用されるA4サイズが幅210×高さ297mmなので、折りたたまずに封入することができます。そのため、重要な書類や正式な文書を送付することもできます。また、少し大きさに余裕があるので、書類をクリアファイルやOPP袋に入れて郵送することも可能です。
履歴書やエントリーシート、契約書など、企業に対して書類を送付する際は白色で透けない封筒を選びましょう。「封筒」と聞くと、クラフト紙でできた茶封筒を思い浮かべる方も多いと思います。茶色の封筒は白色の封筒よりもリーズナブルで広く使用されている分、白色の封筒を使用すると送付先で目立ちやすくなります。そのため、重要な書類は特に白色の封筒を使用しましょう。また、中身が透けないものを選択するのも重要なポイントです。
会社宛てに送付する封筒の宛名の具体的な書き方についてご説明します。家族や友人などの個人に送付する場合とは違い、宛名に企業や組織名を記載したり、内容物の記載したりする必要があります。
宛名は、原則として封筒やはがきの中央に記載します。企業名・団体名→部署・所属名→役職→個人名というような順番で記入するのが一般的です。宛先に確実に届くように、宛名は正しく丁寧に書くことを心掛けましょう。また、相手の名前や部署名は正式名称で書くのがマナーです。「情報システム部」と「情報システム室」、「人事課」と「人事部」など、企業によって組織の呼び名が異なりますので、間違えないように注意が必要です。
郵便番号は、封筒やはがきの上部に記載します。縦書きの場合は右上に枠があるので、そのなかにはっきりとした大きな文字で記載します。住所は縦書きの場合は右端に記載します。その際、数字は漢数字で記載するようにしましょう。また、会社が入っているビルの名前や階数は全て記載し、省略しないように注意してください。
企業宛てに郵便物を送付する際は、縦書きのときは封筒の左下に内容物を記載します。たとえば、「履歴書在中」「応募書類在中」など、「内容物」＋「在中」と記載して、枠で囲みます。これにより内容物がわかり、受け取り手は開封せずとも重要に扱わなければならない書類であることが認識できるため、開封を後回しにされたり、破棄されてしまったりすることを防ぎます。また、目立たせたいものに関しては赤字、お金に関する書類については青字で記載するのが一般的なマナーです。
封筒には、差出人として、裏面に自分の氏名・住所・郵便番号も記載します。縦書きの封筒の場合は、郵便番号の枠が左端に記載されていることが多いので、その下部に住所や氏名を書きましょう。郵便番号を書くための枠があらかじめ記載されていない場合には、封筒の中央に揃えて書くこともできます。自分の氏名や住所は宛先や宛名よりは小さく記載しますが、受け取り手が差出人を認識しやすいように、はっきりと丁寧に、正式名称で記載することが重要です。
封筒は、縦書き・横書きそれぞれに書き方のマナーがあります。これはビジネスで送付する場合でもプライベートで送付する場合でも書き方に差異はありませんので、ずっと使える知識として覚えて置くのがおすすめです。
横書きの封筒の宛名の書き方について説明します。封筒の表には宛先を、裏には差出人についての情報を記載します。
縦書きの封筒の宛名の書き方について説明します。横書きの場合と同じく、封筒の表には宛先を、裏には差出人についての情報を記載します。
ビジネスシーンにおける敬称の使い方から、文書を送付する際の宛名の書き方までご紹介しました。企業宛てに郵便物を送付する場合には、いくつか決められたルールが存在し、それを守るのが社会人としてのマナーや常識とされています。一見複雑に思えるかもしれませんが、何度か使っていくうちに身に付いていきます。ぜひ正しい使い方を覚えて活用してください。
シモジマでは、長型から角型、洋型まで様々な形状の封筒をご用意しております。サイズのバリエーションも豊富なので、あらゆる内容物に対応可能。顧客にDMなどを送付するのに便利なOPP封筒、料金別納マーク入りや窓付きタイプ、封緘作業が効率的に行えるテープ付きなど、ビジネスシーンに活躍する封筒がお手頃価格で揃います。企業ではなく個人に向けてお手紙やメッセージを送るようなカジュアルな場面ではカラー封筒やミニ封筒の使用もおすすめです。
