会社宛の封筒の書き方とは？
敬称の使い分けや縦書き・横書きの例を解説

「御中」は、企業や部署に代表して文書を送る場合など、宛名に組織名や団体名のみを記載する際に使用する敬称です。したがって、組織名や団体名と個人名を併せて記載する場合には、「御中」は使用しません。

• 〇：株式会社シモジマ　御中
• 〇：株式会社シモジマ　営業部　御中
• ×：株式会社シモジマ　営業部　御中　佐藤様
• ×：株式会社シモジマ　御中　佐藤様

また、特定の個人に送付する際に担当者の個人名が分からない場合には、宛名を「組織名」+「ご担当者様」という形にして送付するのが一般的です。この場合も、「御中」は使用せずに、「組織名」＋「ご担当者様」という形式で記載します。

• 〇：株式会社シモジマ　経理部　ご担当者様
• ×：株式会社シモジマ　経理部　御中　ご担当者様

一つの宛名に「御中」と「様」が両方使用されることはありません。迷った時には、組織や団体宛てに送付するのか、特定の個人宛に送付するのかを考えて使い分けるのが良いでしょう。

続いて、「様」の使い方についてご紹介します。「様」は、特定の個人名と一緒に記載、もしくは先述した「ご担当者様」のように記載する際に使用します。

• 〇：株式会社シモジマ　営業部　佐藤様
• 〇：株式会社シモジマ　経理部　ご担当者様

相手の役職がわかっている場合には、宛名に役職も一緒に記載するのが一般的です。役職を記載する際には、2種類の書き方があります。「名前」＋「役職」の順に記載するか、「役職」＋「名前」＋「様」の順に記載します。口語では、「部長さん」「社長様」などと言うこともありますが、「名前」＋「役職」＋「様」の順に記載するのは誤った用法なので注意してください。

• 〇：株式会社シモジマ　営業部　部長　佐藤様
• 〇：株式会社シモジマ　営業部　佐藤部長
• ×：株式会社シモジマ　営業部　佐藤部長様

「様」は一般的な表記のため、役職をつけずに「様」表記のみでも問題はありません。ただし、企業や組織内のルールによっては役職で呼ぶことが一般的とされている場合もあります。役職がわかっている場合は表記しておくのが無難と言えるでしょう。

送付した書類に何かを追記して返送して欲しい場合には、返送用の封筒若しくははがきを封入するのが一般的です。封入する封等やはがきにあらかじめ自身の名前を記載しておくことで、相手の手間を省くことができます。その際、自身の名前に付けるのが「行」です。「行」は、「送り先」を意味する言葉なので、自分から相手に送る封筒やはがきの敬称として使用することはできません。

• 〇：株式会社シモジマ　営業部行
• ×：株式会社シモジマ　営業部御中

返信用の封筒やはがきに自身の宛名を記載する際の敬称についてご説明しました。

次に、相手から送られてきたものを返送する場合の敬称についてご紹介します。「株式会社○○　営業部行」と記載されたものをそのままの敬称で返送するのはマナー違反です。「行」は自分をへりくだって使用する言葉なので、こちらから送る際には、「御中」もしくは「様」への書き換えが必要です。すでに記載されている「行」を消し、その横に「御中」または「様」を書き足すのが一般的です。この時、「行」を修正テープや修正液で消すのは失礼な行為にあたりますので、二重線で消すのがマナーです。宛名が縦書きなら縦二重線、横書きなら横二重線を使用してください。先述したルールと同様、相手が記載している宛名が担当者個人名の場合は「様」、企業や組織名の場合は「御中」を使用しましょう。

• 〇：株式会社シモジマ　営業部御中
• ×：株式会社シモジマ　営業部行

「宛」も、自分をへりくだる表現で、敬称にはあたらない言葉です。こちらも「行」と同様に、返送用の封筒やはがきを作成する際に自身の名前に対して使用します。「御中」や「様」は敬称にあたるので、自身に対して使用するのはマナー違反なので注意してください。

先述した「行」と「宛」の用法は似ていますが、明確な使い分けのルールはありません。ただし、「宛」は個人名に対して、「行」は企業や組織名に対して使う場合が多いようです。また、相手から返信用として送られてきた封筒やはがきに「宛」と記載が合った場合には「様」などに書き換えをして返送するのがマナーになります。この時も修正テープや修正液などは使用せず、二重線で消しましょう。「行」の場合と同様に、横書きの宛名の場合は横書きの二重線、縦書きの宛名の場合は縦二重線を使用するのが一般的です。もともと記載されている宛名が個人名なのか、企業名もしくは組織名なのかに留意し、「様」もしくは「御中」を書き足しましょう。

• 〇：株式会社シモジマ　営業部　佐藤宛
• ×：株式会社シモジマ　営業部　佐藤様

「各位」は、複数の人や団体に向けての書簡や通知などで使われる敬称です。対象者が２人以上の場合にのみ使用する敬称なので注意しましょう。「各位」には、「皆様」という意味が含まれています。「関係者各位」は関係者の皆様、「担当者各位」は担当者の皆様、という意味になります。そのため、「各位」と「様」や「皆様」を併用すると意味が重複してしまうことになります。「各位」を使用する際は「様」は使用しないようにしましょう。

• 〇：関係者各位
• ×：関係者各位の皆様
• ×：関係者皆様各位

また、文書の対象者が複数の「ご担当者様」の場合は「様」を取って「各位」を使用します。

• 〇：ご担当者各位
• ×：ご担当者様各位

ただし、「お客様」「お得意様」と一緒に使用する際にのみ、「様」と「各位」を併用することができます。文法的には誤った表現ですが、一般的に使用されています。

• 〇：お客様各位
• 〇：お得意様各位

殿は、目上の人が目下の人に宛てて使用される敬称です。個人に対して使用するもので、組織名や団体名に使用することはできません。

また、お客様や得意先などに使用すると失礼にあたりますので注意が必要です。学校の生徒や社内の部下など、内部の人に対して使用する場合が多いため、外部の人に対しては「様」を使用するのが一般的です。また、国や行政による公的書類等には「殿」が使用される場合もあります。

• 〇：営業部　佐藤殿
• ×：営業部殿

教師や弁護士、医師、政治家など、指導の立場にある人や、専門知識・学識のある相手に対して敬意を示す敬称として、「先生」があります。個人に対して送る際は「様」を使用するのが一般的ですが、マナーとしては「先生」を使用しても「様」を使用しても問題ありません。相手の立場や関係性などによって、「先生」と「様」のどちらを使用するのかを検討しましょう。ただし、「先生」と「様」を一緒に使用することはできないので注意してください。「先生」と「様」はどちらも敬称であり、双方を使用してしまうと二重敬称にあたるためです。誤った用法となるため、どちらか一方を使用するようにしましょう。

• 〇：下島大学　田中太郎先生
• ×：下島大学　田中太郎先生様

メールなどのSNSも「御中」や「様」を使用し、封筒やはがきなどの書面と同じように宛名や敬称の使い分けが必要です。メールやSNSでも、ビジネスコミュニケーションの際には相手の立場や関係に合った敬称や言葉遣いを心掛けることが大切です。正しく適切な表現手段を取ることによって信頼が増し、相手との良好な関係の構築につながります。

国際郵便などでアメリカやイギリスの宛先に送付する場合は、当然英語で宛名を記載します。宛名が英語の場合には、日本語で書く際と順番が異なりますので注意してください。日本語では住所→会社名→部署名→名前の順で記載するのに対し、英語の場合は名前→部署名→会社名→住所→国名の順番で記載します。最初に名前などの細かい情報を書いてから、最後に住所や国名などの荒い情報を書いていくという流れになります。

就職活動や転職活動をする際にも、原則として敬称は「御中」や「様」を使用してください。企業や組織宛てに送付する場合は「御中」、担当者など個人に送付する場合には「様」を使います。基本的には担当者がわかっている場合には個人名＋「様」を記載して、宛先を明確にしましょう。たとえ担当者がわからない場合にも、就職や転職の際には「採用ご担当者様」などと記載すると送付先で対応者が分かりやすくなります。

前述したように、就職活動や転職活動では以下のように宛名の種類に合わせて「御中」もしくは「様」を使用するのが基本です。

• 株式会社シモジマ　御中
• 株式会社シモジマ　人事部　御中
• 株式会社シモジマ　人事部　採用ご担当者様
• 株式会社シモジマ　人事部　鈴木様
• 採用ご担当者様
• 鈴木様

「御中」は対象者が複数いて代表として組織宛てに送付する場合に使用することが多く、「ご担当者様」は担当者が不明な場合に使用することが多い敬称です。転職活動や就職活動の場合、最初の１回以降は担当者の名前がわかる場合も多いと思います。その際は、「御中」や「ご担当者様」といった記載はせず、個人名を記載するように心掛けましょう。担当者様が複数名いることがわかっている場合は、「人事部　鈴木様　高橋様」のように連名で記載します。連名で記載する際には、役職が高い方の名前が一番初めにくるように記載するのが一般的です。

会社宛に文書を送付する際は、「角型2号」サイズの封筒を使用するのが一般的です。角型2号の封筒の大きさは「幅240×高さ332mm」です。書類等の印刷物に良く使用されるA4サイズが幅210×高さ297mmなので、折りたたまずに封入することができます。そのため、重要な書類や正式な文書を送付することもできます。また、少し大きさに余裕があるので、書類をクリアファイルやOPP袋に入れて郵送することも可能です。

履歴書やエントリーシート、契約書など、企業に対して書類を送付する際は白色で透けない封筒を選びましょう。「封筒」と聞くと、クラフト紙でできた茶封筒を思い浮かべる方も多いと思います。茶色の封筒は白色の封筒よりもリーズナブルで広く使用されている分、白色の封筒を使用すると送付先で目立ちやすくなります。そのため、重要な書類は特に白色の封筒を使用しましょう。また、中身が透けないものを選択するのも重要なポイントです。

宛名は、原則として封筒やはがきの中央に記載します。企業名・団体名→部署・所属名→役職→個人名というような順番で記入するのが一般的です。宛先に確実に届くように、宛名は正しく丁寧に書くことを心掛けましょう。また、相手の名前や部署名は正式名称で書くのがマナーです。「情報システム部」と「情報システム室」、「人事課」と「人事部」など、企業によって組織の呼び名が異なりますので、間違えないように注意が必要です。

郵便番号は、封筒やはがきの上部に記載します。縦書きの場合は右上に枠があるので、そのなかにはっきりとした大きな文字で記載します。住所は縦書きの場合は右端に記載します。その際、数字は漢数字で記載するようにしましょう。また、会社が入っているビルの名前や階数は全て記載し、省略しないように注意してください。

企業宛てに郵便物を送付する際は、縦書きのときは封筒の左下に内容物を記載します。たとえば、「履歴書在中」「応募書類在中」など、「内容物」＋「在中」と記載して、枠で囲みます。これにより内容物がわかり、受け取り手は開封せずとも重要に扱わなければならない書類であることが認識できるため、開封を後回しにされたり、破棄されてしまったりすることを防ぎます。また、目立たせたいものに関しては赤字、お金に関する書類については青字で記載するのが一般的なマナーです。

封筒には、差出人として、裏面に自分の氏名・住所・郵便番号も記載します。縦書きの封筒の場合は、郵便番号の枠が左端に記載されていることが多いので、その下部に住所や氏名を書きましょう。郵便番号を書くための枠があらかじめ記載されていない場合には、封筒の中央に揃えて書くこともできます。自分の氏名や住所は宛先や宛名よりは小さく記載しますが、受け取り手が差出人を認識しやすいように、はっきりと丁寧に、正式名称で記載することが重要です。

横書きの封筒の宛名の書き方について説明します。封筒の表には宛先を、裏には差出人についての情報を記載します。

• 郵便番号…封筒の左上に記載します。郵便番号を記載するための枠があらかじめある封筒についてはその中に、無い場合は左上の空いているスペースを使用し、少し上下に余白を取って記載します。
• 住所…封筒の中央より少し上に記入します。都道府県から順に記載し、横書きの場合は番地には算用数字を使用しましょう。長い住所の場合は2段にわたって書いても問題ありません。二行目は一文字文開けて書き始めるとバランスが良いです。
• 宛名…宛名は住所の文字の大きさより二周りほど大きく、封筒の中央に記載します。このとき、相手の企業名や組織名も一緒に記載しますが、長くなってしまう場合は2行で書きましょう。企業名と所属は少し小さく、役職名は名前と同じ行に記載するのがポイントです。
• 切手…切手は封筒の右上部分に貼りつけます。投函後にはがれてしまうことが無いよう、四隅までしっかり貼ることを意識しましょう。また、記入間違えを起こす可能性も考慮して、切手は住所や宛名を書き終えた最後に貼ることをおすすめします。

• 郵便番号…郵便番号用の枠がある場合はその中に、無い場合は封筒の中央に記載します。
• 住所…郵便番号の左端から一文字分空けた位置から書き始めます。
• 名前…住所の末尾と名前の末尾の端が揃うように、住所より大きめに記載します。

縦書きの封筒の宛名の書き方について説明します。横書きの場合と同じく、封筒の表には宛先を、裏には差出人についての情報を記載します。

• 郵便番号…封筒の右上に記載します。郵便番号を記載するための枠がある封筒についてはその中に、無い場合は右上の空いているスペースに少し上下に余白を取って記載します。
• 住所…郵便番号の右端に揃えて、郵便番号から一文字分下の位置から書き始めます。長い場合には二行にし、二行目は一行目より一文字分空けて記載します。数字は漢数字を使用しましょう。
• 宛名…住所の書き始めから一文字分下げて封筒の中央に記載します。住所の文字よりも二回りほど大きく書きましょう。
• 切手…切手は左上に貼りつけます。横書きの宛名の書き方のと同様に、切手は住所や宛名を書き終えた最後に貼ることをおすすめします。

• 郵便番号…郵便番号用の枠がある場合はその中に、無い場合は封筒の封じ口に記載します。
• 住所…郵便番号の右端から一行分開け、一文字分下げた位置から書き始めます。
• 名前…住所の左側に、住所の文字より大きく記載します。住所の末尾と名前の末尾の端が揃うように書くと綺麗です。