名刺の交換方法とマナーについて
ビジネス上のお付き合いに欠かすことのできない名刺。
名刺の交換は、相手に自分の名前や所属先などを覚えてもらう自己紹介です。
そして、会社同士の交流の始まりでもあり、その後のビジネスを円滑に進めるために、重要な場面です。
この記事では、名刺の交換方法やマナーについてご説明します。
また、名刺の整理の仕方や、名刺ケース・ボックスもご紹介します。
1.名刺の交換マナーについて
まずは、一対一で行う一般的な名刺の交換方法を、ご説明しましょう。
名刺を一対一で手渡すとき
- 名刺をタイミングよく手渡せるように、名刺入れを手元に準備します。
財布やポケットから名刺を出すのはやめましょう。
名刺交換は必ず起立し、相手と自分の間に、テーブルなどを挟まずに行います。
折れていたり、薄汚れた名刺は絶対に使わないようにしましょう。 - 名刺入れから名刺を出し、相手から見て正面になるように向け、両手で持ちます。
指が文字や写真にかからないよう注意して持ちましょう。 - 脇をしめ、ひじを曲げ、名刺を胸の高さ程にかかげ、相手に向かって会釈の姿勢（15度くらいのお辞儀）で、会社名・部署名・氏名を名乗り「よろしくお願い致します。」と、挨拶をし、名刺を両手で差し出します。
名刺を一対一で受け取るとき
- 相手の名刺も両手で受け取ります。
文字や写真などに指がかからないように注意します。
黙って受け取らず、「ありがとうございます。頂戴致します。」と、声に出して受け取りましょう。 - 受け取った後は、きちんと名刺を見ましょう。
「〇〇様でいらしゃいますね。宜しくお願い致します。」と、言葉を添えます。
もし、相手の名前を読み間違えてしまった時は、落ち着いて丁寧に謝ります。
名前の読み方がわからなかったり、自信のない時も、きちんと確認しましょう。
名刺交換の時点での確認は、失礼にはあたりません。
名刺を一対一で同時交換する時
- 名刺を名刺入れから出したら、右手に正面を相手側に向けた名刺を、左手に名刺入れを持ちます。
- 向かい合った相手に、会釈の姿勢（15度くらいのお辞儀）で、会社名・部署名・氏名を名乗ります。
「よろしくお願い致します。」と、右手で名刺を差し出し、そのまま、そっと丁寧に、相手の名刺入れの上に乗せます。 - 相手もあなたの名刺入れに名刺を乗せてくれるので、両手で胸の前で持ちます。
「〇〇様、宜しくお願い致します。」と、言葉を添えます。
ビジネスシーンの名刺交換では、目上の人に対して、目下の人が先に名刺を差し出すのが基本です。
- お客様→目上、売り手→目下
- 上司→目上、部下→目下
- 訪問先→目上、訪問者→目下
つまり営業職に就く人は、基本的に自分から先に名刺を差し出すことになります。
同時交換になった場合は、先に名乗る、相手よりお辞儀の角度を少し深くするなど、謙虚な気持ちを表せると良いですね。
2.さまざまなシーンでの交換方法
ビジネスでよくある、名刺交換シーンを3つ、ご紹介しましょう。
名刺を複数人で交換する
名刺交換は役職が上の人から順に行います。
自分の上司と同席の場合は、上司の後に続き、相手方と名刺交換をします。
自分一人の時は、相手側の地位の高い人から順に交換します。
- あらかじめ、人数分の名刺を、名刺入れの蓋の下に忍ばせておくと良いでしょう。
- 名刺入れの蓋の下から、一枚ずつ、引き出すように取り出します。
- 受け取った名刺は、一旦、名刺入れの裏側に控えると、次に自分の名刺を取り出しやすくなります。
- 二人目以降も、同じです。
外国の方との名刺交換
欧米では、名刺交換より先に、挨拶と握手をします。
相手の目を見る「アイコンタクト」で“隠し事はしません”という印象を与え、「微笑む」ことで“敵意”がないことを伝えましょう。
- 「Good Morning」など、挨拶を言い終わるタイミングで、相手の手をギュッと握ります。
- 「My name is…」自己紹介をしながら、つないだ手を上下させるように一度振ります。
握手の手を差し出すのは、原則、目上の人が先です。
“がっちり握手”をすることで、出会いに感謝する気持ちや、仕事に対する熱心さをアピールできます
但し、相手が女性の場合、男性は女性が手を差し出してくれるのを待ってから、自分も手を出しましょう。
そして、あまり力を入れず、軽く握りましょう。 - 「Nice to meet you」などで締めくくりながら、自然に手を離します。
- お互いのタイミングが合ったら名刺を交換しましょう。
「名刺を交換していただけますか？」など声を掛け、名刺交換の機会をつくります。
渡し方と受け取り方は、日本でのマナーと同じです。
但し、お辞儀はせず、ビジネスに関する話をしたり、相手の所属先についての会話などをするのが良いでしょう。
3.名刺をもらったら...
次に、名刺を交換した後の、名刺の扱い方を解説しましょう。
商談中の名刺の扱い方
- 名刺交換をしたら、すぐに名刺入れにしまわず、机の上に並べて商談をします。
- 一対一の場合、名刺入れの上に名刺を乗せて、左奥におきます。
左奥に置く理由は、右奥にお茶を出されることが多いので、名刺を汚さないためです。 - 複数人での商談では、名刺入れの上には乗せず、全員の名刺を直接、机に並べます。
並べ方は横でも縦でも決まりはありません。
例えば、相手側の着席位置と同じように並べると、名前と顔を覚えるのに役立ちます。 - 名刺をしまうのは、商談終了後、席を立つタイミングです。
但し、商談時に書類や資料が多い時や、着席人数が多い場合など、机に名刺を並べると邪魔になってしまうこともあります。
その場合は「失礼します」などと声を掛けたり、一礼をして名刺を収めても良いでしょう。
会社に戻ってからの名刺の扱い方
もらった名刺は、名刺入れに入れたままにせず、名刺フォルダや名刺BOX等に入れて大切に保管します。
その時に、名刺を交換した日付や、相手の特徴、話の内容など、記憶が明瞭なうちに名刺の裏側にメモすると良いでしょう。
次回以降の商談に役立ったり、他の社員と情報を共有することができます。
そして、もう一つ大切なことは、もらった名刺を整理すると同時に、自分の名刺の管理もすることです。
名刺入れに名刺を補充し、デスクにある名刺の在庫を確認し、早めに発注しておきましょう。
4.シモジマオンラインショップで取扱のあるオススメの名刺ケース・ボックス
名刺交換のマナーで大切なことは、名刺の受け渡しだけでなく、もらった名刺を大切に扱うことです。
必要な時にさっと見直せるように整理し、しっかり管理しましょう。
シモジマオンラインショップで取扱っている名刺の管理にオススメの商品をご紹介します。
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